Pour adhérer à un projet culturel et lui accorder une aide financière, les organismes sollicités vont commencer par examiner le contenu artistique de la proposition. Mais, puisqu'on leur demande de l'argent, il va bien falloir aussi avancer des chiffres, prévoir dépenses et recettes. Comment élabore-t-on un tel budget ?

Organiser un spectacle, c'est travailler dans un contexte budgétaire aléatoire.
Le budget prévisionnel est un outil précieux de pilotage, de communication et de gestion au service du projet artistique et culturel.
Établir un budget prévisionnel, c'est envisager plusieurs hypothèses en évaluant leurs coûts et financements respectifs ; c'est aussi construire un budget réaliste en prenant soin de chiffrer tous les postes nécessaires à l'élaboration du projet.
Le budget prévisionnel devient alors un outil de négociation avec les différents partenaires sollicités pour le financement du spectacle.
Une présentation analytique, toutes taxes comprises, faisant apparaître activités et partenariats spécifiques, favorise les conditions de négociation.
Il est indispensable de :

• lister les principaux postes de charges liés à l'organisation du spectacle.
• lister les recettes potentielles :
  
  • évaluer les entrées payantes au spectacle, les recettes de la vente de boissons, de programmes...
  • faire état des aides accordées par les collectivités locales sous forme de subventions ou prêt de salle ;
  • indiquer les subventions sollicitées et les partenaires financiers éventuels.
    

• indiquer les subventions sollicitées et les partenaires financiers éventuels.