L’heure d’arrivée de l’équipe technique du spectacle doit être précisément fixée. Rien de pire que de tourner autour d’un bâtiment clos et de devoir téléphoner à la Mairie pour savoir comment et/ou quand il sera accessible.
Les numéros de téléphone des responsables techniques auront été échangés. D’éventuels retards pourront ainsi être annoncés.

L’équipe technique du spectacle qui arrive est en général pressée de découvrir le plateau et la salle de spectacle. L’inquiétude des techniciens est d’ailleurs souvent visible. Ceux-ci seront sensibles au fait de se sentir attendus et surtout de voir que les prémontages que l’organisateur s’est contractuellement engagé à faire sont exécutés à leur arrivée. Attention : s’il n’y a pas de consigne de prémontage, le plateau et les perches doivent être nues.

Le personnel nécessaire au déchargement et au montage du spectacle doit être présent lors de l’arrivée de l’équipe artistique.

Ce n’est qu’après ce premier contact qui leur permettra de "prendre la température" du lieu que vous leur proposerez de prendre un café pour faire plus ample connaissance et parler de l’organisation du travail.