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L'aménagement du lieu
Lors d'une première visite de la salle, il faudra relever toutes ses caractéristiques en compagnie d'un responsable de l'équipe technique de la mairie ou, s'il ne s'agit pas d'un équipement municipal, de la structure qui l'administre. A défaut d'une fiche technique détaillée décrivant le lieu, on procèdera à son examen minutieux (photos numériques) pour pouvoir répondre aux multiples questions que les artistes ne manqueront pas de poser : "Comment est agencée la salle ? Comment est-elle équipée ? Faudra-t-il emprunter ou louer du matériel supplémentaire ?"
Les caractéristiques à relever
Dimension de la cage de scène
- la largeur du mur jardin au mur cour,
- la profondeur du plateau (du rideau de fer au mur du lointain),
- l'ouverture du cadre de scène,
- la hauteur du cadre de scène,
- la hauteur sous gril,
- l'inclinaison du plateau,
Les équipements en machinerie,
- les points d'accroche,
- le nombre de porteuses et leurs emplacements, la charge utile,
- le rideau de scène,
- l'équipement en draperie (frise et pendrillon),
les équipements lumière
- puissance électrique disponible,
- nombre de lignes électriques,
- type de gradateur et nombre de circuits,
- type de jeu d'orgues,
- nombre et type de projecteurs,
Les équipements son
- système de diffusion façade et retour,
- console de mixage,
- périphérie de traitement du son,
Autres
- accès des décors et lieu de stockage,
- nombre de loges et équipements (miroir, lavabo.),
- parking pour les véhicules,
- jauge de la salle.
Une deuxième étape consistera à "faire un repérage" avec le régisseur de la compagnie qui doit se produire (insister sur sa venue qui évitera souvent des désagréments ultérieurs). C'est lui, professionnel du spectacle, qui dressera le plan des lieux, l'inventaire des mises au point nécessaires à la présentation du spectacle et pourra pallier d'éventuels imprévus.
Les conventions avec la mairie ou le propriétaire de la salle
Il convient de préciser les conventions liant le locataire ou l'utilisateur de la salle à la mairie qui la met à disposition :- pour l'occupation de la salle, préciser les horaires d'ouverture et d'utilisation possible, l'état dans lequel il faudra remettre la salle et la ou les personne(s) en charge du ménage après la représentation,
- pour le matériel mis à disposition, préciser par écrit les attentes en nombre de chaises et de tables à trouver sur place,
- préciser les horaires et les lieux de rendez-vous avec les services municipaux dont on utilisera éventuellement le savoir-faire.
Et en tout état de cause, il faut penser à :
- faire un état des lieux avant et après l'utilisation de la salle avec une personne responsable,
- disposer les lieux et choisir les matériaux de décoration en fonction des normes de sécurité,
- ne pas obstruer les issues de secours.
Location de matériel
Selon le matériel dont dispose la compagnie artistique, il sera peut-être nécessaire de recourir à une société de location qui, le cas échéant, pourra installer le matériel.Il est aussi possible de s'adresser :
- aux responsables culturels d'autres communes ou d'autres associations,
- à des organismes spécifiques,
- aux troupes de théâtre professionnelles de la région.