Les outils et le matériel d'information

L'objectif : se faire voir, se faire connaître d'un public bombardé d'informations et de messages publicitaires. Il convient donc de bien réfléchir à la stratégie la plus efficace à adopter pour attirer son attention sur les points forts du spectacle et sur quelques informations-clés : lieu, date, horaire. Quels sont les outils de communication les plus couramment utilisés ? Que peut-on en attendre ?

Le courrier d'annonce

Bien avant que le spectacle ne soit à l'affiche, l'organisateur aura tout à gagner à activer son propre réseau de connaissances en adressant un courrier présentant la manifestation. Il servira aussi à solliciter l'aide de toutes les personnes susceptibles de relayer l'information : élus membres de la commission culturelle de la commune, responsables d'associations, rédacteur en chef du magazine ou du bulletin municipal, enseignants.

Les mailings

Particulièrement adaptés aux programmations sur plusieurs semaines ou plusieurs mois, les plaquettes de présentation de saison, lettres ou bulletins aux abonnés (ou aux abonnés potentiels, les spectateurs occasionnels qui ont payé leur entrée par chèque et dont on aura relevé l'adresse) établissent un lien privilégié entre l'organisateur et son public. Un espace idéal pour mettre en valeur les futurs spectacles et en rappeler les dates.

Les affiches

En règle générale, les artistes fournissent leurs affiches. Il est bon de prévoir un bandeau complet mentionnant la date, le lieu et l'heure, éventuellement le prix des places, le numéro de téléphone pour un contact possible ou la réservation et, si l'organisateur est entrepreneur de spectacles, le numéro de la licence.

Il existe plusieurs formats d'affiches :
30 x 40 cm, 40 x 60 cm, 60 x 80 cm, 80 x 120 cm, 4 x 3 m ou autres selon les choix de compagnies.

Les différents points d'appui possibles sont essentiellement :
• chez les commerçants, qui acceptent en général le format maximum 40 x 60
• l'affichage routier libre, qui permet l'emploi du format 80 x 120 mais oblige à repasser plusieurs fois par semaine.
• l'affichage sur colonnes " Morris " en zone urbaine ou dans les " sucettes " de la ville (80 x 120 avec autorisation municipale)
• l'affichage sur les panneaux municipaux : toutes les municipalités sont tenues de mettre à disposition une surface déterminée par le nombre d'habitants.

L'affichage dans la commune doit se limiter aux espaces aménagés sinon l'association peut être condamnée pour affichage sauvage et devoir indemniser la commune du coût des travaux de remise en état des lieux dégradés. L'association peut également louer des espaces publicitaires à des sociétés privées. Quoi qu'il en soit, l'affichage doit être en place au moins huit jours avant le spectacle.

Les dépliants et les tracts

Lisibles et détaillés, dépliants et tracts sont le support de base de tous les envois postaux (la poste propose des tarifs spéciaux pour les envois en nombre).
Ils peuvent également être distribués de la main à la main, avec un échange personnalisé, à la sortie d'autres spectacles, lors de foires ou de marchés.
Ils peuvent encore être mis en dépôt chez les commerçants, dans les mairies, les banques, la Poste, les bibliothèques, etc.

Les panneaux chevalets

C'est habituellement à l'équipe organisatrice que revient la fabrication des chevalets qui permettent de décrire le spectacle, photos et articles de presse à l'appui.
A eux seuls, ils sont susceptibles de créer l'événement. Pour ce faire, il faut les rendre lisibles et attractifs et les placer en des points stratégiques : à proximité de la salle où aura lieu le spectacle, mais aussi dans les endroits qui accueillent du public disposés à les présenter (mairie, poste, bibliothèque, centre culturel, local d'association, comité d'entreprise.mais aussi dans les endroits stratégiques).

Les calicots

Destinés à être accrochés dans les rues ou au fronton de bâtiments, leur texte doit être bref et bien lisible avec des mots clés, lieu, horaire et dates. Les services municipaux, plus au fait des endroits stratégiques et autorisés, sont souvent disposés à les accrocher.

Les autres supports

Tee-shirts, casquettes, auto-collants, badges ou autres objets publicitaires pourront être utilisés en fonction du type du spectacle et du public visé.

Le matériel fourni par les artistes ou les compagnies

Le matériel de promotion fourni par les compagnie ou les artistes engagés ne parviendront pas aux organisateurs avant le retour du contrat.

Mis gratuitement à disposition, il consiste souvent en :

• 1 C.D ou cassette audio/vidéo,
• 2 dossiers de presse avec une biographie, ou une présentation de la compagnie,
• 5 photos N/B ou ekta,
• 100 affiches 40 x 60