Le courrier d'annonce

Bien avant que le spectacle ne soit à l'affiche, l'organisateur aura tout à gagner à activer son propre réseau de connaissances en adressant un courrier présentant la manifestation. Il servira aussi à solliciter l'aide de toutes les personnes susceptibles de relayer l'information : élus membres de la commission culturelle de la commune, responsables d'associations, rédacteur en chef du magazine ou du bulletin municipal, enseignants.

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Entre 1 an et 3 mois avant le spectacle : Choisir le spectacle Choisir le lieu pour sa représentation Négocier le contrat avec les artistes Négocier le contrat d'achat ou de co-réalisation du spectacle Réceptionner la fiche technique Etablir un budget prévisionnel Rechercher des financements Demander au maire l'autorisation d'utiliser une salle municipale Demander au maire l'autorisation d'organiser un bal un feu d'artifice, une kermesse, une fête foraine 2 mois avant : Concevoir des documents publicitaires Signer les contrats d'achat de spectacles Prévenir la commission de sécurité Envoyer les dossiers ou communiqués de presse aux mensuels Demander à la mairie l'autorisation d'ériger un chapiteau Demander à la préfecture l'autorisation d'ériger un chapiteau dont la capacité d'accueil est supérieure à 300 personnes Demander au maire l'autorisation de sonoriser la voie publique Prendre rendez-vous avec un assureur pour lui présenter le projet et évaluer les garanties à prévoir Réserver les chambres d'hôtel des artistes Confier à un studio graphique la conception des documents publicitaires (affiches, calicots, tracts, etc) 1 mois avant : Editer les documents publicitaires (affiches, calicots, tracts, etc) Editer de la billetterie Contacter la presse pour proposer une campagne d'information Envoyer les dossiers ou communiqués de presse aux hebdomadaires et webmagazines Déclarer le spectacle à la préfecture 15 jours avant : Inviter les journalistes à la conférence de presse Déposer des tracts chez les commerçants et dans les lieux publics Remplir et envoyer le contrat SACEM/SACD Informer les publics par courrier Envoyer les invitations Ouvrir les réservations Négocier les contrats d'assurance Envoyer les dossiers ou communiqués de presse aux télés et radios Demander une autorisation préalable d'embauche pour les salariés étrangers (hors UE) et pour les enfants salariés mineurs de 16 ans Réaliser des chevalets publicitaires à installer à l'entrée des lieux publics et de la salle où aura lieu le spectacle 8 jours avant : Organiser la conférence de presse Envoyer les dossiers ou communiqués de presse aux quotidiens Poser affiches et calicots Distribuer les tracts Faire les déclarations préalables auorès de l'URSSAF en cas d'engagement d'artistes Signer les contrats de travail Demander à la préfecture l'autorisation pour la buvette 3 jours avant : Déclarer le spectacle à la Recette locale de la commune où il sera présenté 2 jours avant : Approvisionner la buvette Aménager la salle Faire passer la commission de sécurité Relancer les journalistes 1 jour avant : Préparer les loges des artistes Réunir les caissier(e)s et le personnel assigné à l'accueil du public ou la tenue de la buvette pour leur donner les dernières consignes le jour même avant le spectacle : Mettre en place la buvette Afficher les tarifs de la billetterie et de la buvette Installer les caisses Faire les courses pour le buffet des artistes dans leurs loges Accueillir les artistes Accueillir la presse Accueillir le public le jour même après le spectacle : Faire la comptabilité des caisses et déposer la recette dans un coffre ou à la banque Régler les contrats d'achat de spectacles Remettre les bulletins de salaire aux artistes Payer les salariés Remettre aux salariés les certificats d'emploi de la caisse des congés spectacles Remettre aux salariés les attestations Assedic. Ranger et nettoyer la salle 2 jours après : Remplir les registres obligatoires Etablir un compte de résultat de l'opération 10 jours après le spectacle : Remplir les bordereaux des différents organismes sociaux, payer les charges sociales correspondantes , adresser le volet 1 de la déclaration unique et simplifiée Retourner le bordereau recette/dépenses et le programme des oeuvres diffusées à la SACEM/SACD Adresser un courrier de remerciement à toutes les personnes qui ont soutenu la manifestation 1 mois après le spectacle : Payer la SACEM/SACD Rédiger le bilan financier et moral de la manifestation Avant le 15 janvier de l'année suivante : Compléter et retourner le bordereau annuel CMB Avant le 31 janvier de l'année suivante : Compléter et retourner les bordereaux annuels ASSEDIC, DADS, URSSAF, GRISS Avant le 15 février de l'année suivante : Compléter et retourner le bordereau annuel AFDAS

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