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Glossaire
Avant le spectacle
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administratives
Promotion et communication
Technique, sécurité et assurances
Intendance
Annexes
L'aménagement du lieu
L'accueil des artistes et des techniciens
La buvette
L'accueil du public
Les dernières démarches
Le jour même
Les jours suivants
Un mois après
Avant le 15 janvier et jusqu'au 15 février de l'année suivante
Afficher la navigation chronologique
Entre 1 an et 3 mois avant le spectacle :
Choisir le spectacle
Choisir le lieu pour sa représentation
Négocier le contrat avec les artistes
Négocier le contrat d'achat ou de co-réalisation du spectacle
Réceptionner la fiche technique
Etablir un budget prévisionnel
Rechercher des financements
Demander au maire l'autorisation d'utiliser une salle municipale
Demander au maire l'autorisation d'organiser un bal un feu d'artifice, une kermesse, une fête foraine
2 mois avant :
Concevoir des documents publicitaires
Signer les contrats d'achat de spectacles
Prévenir la commission de sécurité
Envoyer les dossiers ou communiqués de presse aux mensuels
Demander à la mairie l'autorisation d'ériger un chapiteau
Demander à la préfecture l'autorisation d'ériger un chapiteau dont la capacité d'accueil est supérieure à 300 personnes
Demander au maire l'autorisation de sonoriser la voie publique
Prendre rendez-vous avec un assureur pour lui présenter le projet et évaluer les garanties à prévoir
Réserver les chambres d'hôtel des artistes
Confier à un studio graphique la conception des documents publicitaires (affiches, calicots, tracts, etc)
1 mois avant :
Editer les documents publicitaires (affiches, calicots, tracts, etc)
Editer de la billetterie
Contacter la presse pour proposer une campagne d'information
Envoyer les dossiers ou communiqués de presse aux hebdomadaires et webmagazines
Déclarer le spectacle à la préfecture
15 jours avant :
Inviter les journalistes à la conférence de presse
Déposer des tracts chez les commerçants et dans les lieux publics
Remplir et envoyer le contrat SACEM/SACD
Informer les publics par courrier
Envoyer les invitations
Ouvrir les réservations
Négocier les contrats d'assurance
Envoyer les dossiers ou communiqués de presse aux télés et radios
Demander une autorisation préalable d'embauche pour les salariés étrangers (hors UE) et pour les enfants salariés mineurs de 16 ans
Réaliser des chevalets publicitaires à installer à l'entrée des lieux publics et de la salle où aura lieu le spectacle
8 jours avant :
Organiser la conférence de presse
Envoyer les dossiers ou communiqués de presse aux quotidiens
Poser affiches et calicots
Distribuer les tracts
Faire les déclarations préalables auorès de l'URSSAF en cas d'engagement d'artistes
Signer les contrats de travail
Demander à la préfecture l'autorisation pour la buvette
3 jours avant :
Déclarer le spectacle à la Recette locale de la commune où il sera présenté
2 jours avant :
Approvisionner la buvette
Aménager la salle
Faire passer la commission de sécurité
Relancer les journalistes
1 jour avant :
Préparer les loges des artistes
Réunir les caissier(e)s et le personnel assigné à l'accueil du public ou la tenue de la buvette pour leur donner les dernières consignes
le jour même avant le spectacle :
Mettre en place la buvette
Afficher les tarifs de la billetterie et de la buvette
Installer les caisses
Faire les courses pour le buffet des artistes dans leurs loges
Accueillir les artistes
Accueillir la presse
Accueillir le public
le jour même après le spectacle :
Faire la comptabilité des caisses et déposer la recette dans un coffre ou à la banque
Régler les contrats d'achat de spectacle
Remettre les bulletins de salaire aux artistes
Payer les salariés
Remettre aux salariés les certificats d'emploi de la caisse des congés spectacles
Remettre aux salariés les attestations Assedic.
Ranger et nettoyer la salle
2 jours après :
Remplir les registres obligatoires
Etablir un compte de résultat de l'opération
10 jours après le spectacle :
Remplir les bordereaux des différents organismes sociaux, payer les charges sociales correspondantes , adresser le volet 1 de la déclaration unique et simplifiée
Retourner le bordereau recette/dépenses et le programme des oeuvres diffusées à la SACEM/SACD
Rédiger le bilan financier et moral de la manifestation
Adresser un courrier de remerciement à toutes les personnes qui ont soutenu la manifestation
1 mois après le spectacle :
Payer la SACEM/SACD
Rédiger le bilan financier et moral de la manifestation
Avant le 15 janvier de l'année suivante :
Compléter et retourner le bordereau annuel CMB
Avant le 31 janvier de l'année suivante :
Compléter et retourner les bordereaux annuels ASSEDIC, DADS, URSSAF, GRISS
Avant le 15 février de l'année suivante :
Compléter et retourner le bordereau annuel AFDAS
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Le jour même
Remettre au salarié un bulletin de paie (cf Le bulletin de salaire) et lui fournir les différentes attestations :
récépissé DUE (Déclaration unique d'embauche) de l'URSSAF, un exemplaire de l'AEM (Attestation d'employeur mensuelle) de l'ASSEDIC
certificat d'emploi pour les congés spectacles.
Délivrer un certificat de travail au salarié.
Faire la comptabilité de la caisse.
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